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こんにちは。先程、顧問先からタイムカードを預かってきました。給与計算があるので、これから戻って、タイムカード入力しようと思います。給与計算時のタイムカードの入力作業って大変ですよね
うちの会社も毎月20人分のタイムカードをエクセルに打たないといけなくて‥‥この入力作業が一番大変でなんです。
私も昨年の途中まで給与計算の部署にいたので、毎月100件近い会社の給与計算を処理してきました。その給与計算の中には、タイムカードをエクセルに入力する給与もたくさんありました。今日はその中でも特に使える設定をご紹介しようかなと思います。
タイムカード入力は、給与計算の中でも特に時間がかかってしまうので、効率化できる方法があれば教えてほしいです。
分かりました。まずは、エクセルはEnterキーを押すと下に移動する設定になっています。これを右に移動するように設定しましょう。まず、Officeボタンをクリックして、左下にあるExcelのオプションをクリックします。詳細設定の中に『Enterキーを押したら、セルを移動する』という項目があるので【右】に変更します。
タイムカードの時間入力は、日にちごとに入社時間、休憩始め、休憩終わり、退社時間と入力する項目がたくさんあるのでEnterキーを右に移動する設定にしておいた方が効率的です。
なるほど。確かに入力するたびにカーソルキーを動かすのは無駄な気がします。入力欄をあらかじめ選択して囲んでおくとEnterキーを押すと、自動改行されて次の日付に変わるんですね。
次に、時刻入力についてですが、例えば入社時間が『9時00分』の場合『9：00』のようにコロン（：）を入力しないといけません。これって結構手間じゃないですか？
確かに、時間の入力はコロン（：）があるので打ち間違えも多いです。これって何とか簡単に出来ないですか？
そんな時は、オートコレクトの設定でドットを二回入力（..）するとコロン（：）に変換される設定を利用すると便利ですよ。設定方法は下記の通りに変更を追加してみてください。あまりパソコンに触れていない人でも簡単に設定変更できますよ。
設定方法
まずは、エクセルの左上Officeボタンを押して、表示された画面の左下にオプションをクリックして下さい。
次にExcelのオプションの文章校正を選択します。
文書校正の中にオートコレクトのオプションというボタンを押します。
そうすると、オートコレクトを登録する画面が表示されるので、
真ん中あたりの修正文字列に『..』（ドット2回）
修正後の文字列に『：』（コロン）
を入力して、追加ボタンを押して、OKを押します。
後は、エクセルの画面に戻って、
時間の入力をしてみて下さい。
..（ドット2回）を打ってenterキーを押すと自動で：（コロン）に変換されます。
本当だ。コロン（：）を打つよりもドットの入力の方が、簡単に入力できそうですね。数字キーからドットの位置も遠くないので打ちやすいです。
そうなんですよ。この設定を使うとテンキーだけで、時間の入力が出来るようになるので入力するスピードが各段に上がります。この設定は、タイムカードをエクセルに打ち込む場合は絶対に必要な設定になりますので、ぜひ使ってみてください。
ぜひやってみたいと思います。あとは、数字の入力を早くする方法はありますか？
何回も数をこなすことでスピードはアップしますよ。私も最初はすごく遅かったですけど、ほとんど見ないで入力することができます。ただ、テンキーの位置を頭の中で思い浮かべて打つと入力を早く打てるようになります。入力が早くなる方法も紹介しますので、やってみてください。
入力が早くなる方法
上のオートコレクトの設定とは別に、時間入力はブラインドタッチで入力できるようになるとスピードが上がります。
入力のコツは、テンキー（パソコンのキーボードの右側）を使いましょう。
テンキーのに5の位置に中指を置きます。
5の上は8、左は4、右は6、下は2とテンキーの数字の位置を頭の中で思い浮かべながらと打つようにすると、早く打てるようになりますよ。
あとはテンポを意識して、同じテンポで数字を打ち込んでいくと楽しくなります。
時間入力→..（タンタン）→分入力 を繰り返し同じテンポで入力していきましょう。
以上が給与計算時のタイムカード入力を簡単にする方法です。ぜひ試してみてください。ただ、一番効率化するには、集計できるタイムカードや勤怠システムを導入することです。それが難しい場合は、何とか効率化できる方法を考えてやってみることが大切ですね。タイムカード入力ではチェックをしっかり行い、入力ミスがないように気を付けてくださいね。
