今日は、給与計算の時に使える便利なエクセルの関数についてご紹介します。
私は、エクセルの関数が苦手でいつも無駄な作業をしているような気がします。
そうなんですね。でも、エクセルの関数を使うと給与計算の時間を短縮することができるようになります。一緒に使い方を勉強してみましょう。
はい。よろしくお願いします。
まず、今回はVLOOKUPという関数の使い方を覚えてみましょう。
VLOOKUPは、どういう時に使うのかですが、VLOOKUPは検索したデータに該当した行の指定列からデータを取り出す関数です。
例えば、給与計算の勤怠表にお弁当回数を載せたいとします。5人の会社なら関数を使わなくてもすぐに入力できると思いますが、1000人の会社ならどうでしょうか？10人分を入力するのに1分かかるとすれば100分くらいは時間が必要です。でも、VLOOKUPを使えば計算式を作るのに10分とかからないで入力することができます。そう考えるとやってみたいと思いませんか？
確かに、その時間が短縮できれば、別の仕事をすることができますね。どうやって使うんでしょうか。
はい。まずは、下のエクセル図を見ながら説明しますね。図の上には勤怠表、下にはお弁当回数表が表示されています。これをVLOOKUPという関数を使って、勤怠表のお弁当回数に下の表からお弁当回数を入れてみたいと思います。
まず、H3のセルにVLOOKUPの関数を入れていきます。H3のセルに『＝VLOOKUP（）』と入力します。VLOOKの（）内には、検索値、範囲、列番号、検索方法を入れます。
①検索値は、勤怠表の検索させたいセルA3を入れます。
②次に、範囲については下のお弁当回数表を囲みます。するとA20:C29が表示されます。数値を固定させたいのでA20とC29の前にカーソルを持っていき、F4キーを押します。すると$A$20:$C$29に変わります。
③列番号には、お弁当回数表の列を左から見て3列目の数字を取り出したいので3と入力します。もし、4列目なら4になります。
④最後に、検索方法ですが、完全一致させたいのでFALSEと入力します。これでVLOOKUPの関数は完成です。
なるほど、ちょっと複雑ですけどこれでほしいデータや数字を勤怠表にいれることが出来そうです。
ちなみに、全てのセルにVLOOKUP関数を反映すると次のようになります。
あれ!?鈴木さんだけエラーが表示されていますね。
そうですね。鈴木さんは下の表にいないですね。それでは、検索したデータが無いのでエラーになってしまいます。
そんな時は、IFERROR関数を使いましょう。
IFERROR は、エラーが表示された場合は別の数値を表示させることができます。下の図では、=IFERROR(VLOOKUP(A4,$A$20:$C$29,3,FALSE),"")という関数を作りました。エラーではないときは通常通りにお弁当回数が表示されて、エラーの時はコンマの右側に””と表示して空欄になるようにしました。
これで、上手く表示されるようになりました。人数が多い会社では、一つ一つ入力するよりもVLOOKUP関数を使った方が、正確で時間も格段に短縮できますね。
そうですね。みなさんもVLOOKUP関数を給与計算に活用して、時間の効率化を図ってみて下さい。
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