みなさんは、会社の給与明細書はどんなものでしょうか?
給与明細書にもいろいろ種類があります。
もともと給与明細書は、ドットプリンターで印字する給与袋やレーザープリンターで印字する明細書などが一般的でしたが、最近では、クラウド上で給与明細書の確認ができるクラウド明細がおススメです。
今日は、クラウド明細書についてお話します。
はじめに
クラウド明細書は、ここ何年かで勤怠システムと同様に、紙の明細書からクラウド上に切り替える会社が増えています。
給与明細書の方が、給与の支給日に一人一人に渡すことができるので、働くことの大切さを分かってもらえるなどと考えている会社さんもあるかもしれません。
ただ、実際に給与明細書を一人一人に渡す時間って無駄ではありませんか?
その時間がなければ、他の仕事が進められたり、残業にならずに済むかもしれませんよ。
クラウド明細って!?どこが便利?
給与明細書は、紛失してしまったり、明細書の管理が大変です。特に、支社が多い会社では、本社で計算した明細書を支社へ郵送したりする作業が必要です。
また、管理者の方は、給与の支給日まで、明細書を保管しておく必要があります。間違えて他の社員に見られたり、渡し間違えをする可能性もあります。
その点を考えるとクラウド明細では、クラウド上に明細書をアップロードするだけで、パソコンやスマホで見ることができます。明細書を渡す必要もないので、他の社員に見られたり、渡し間違えをする必要もなくなります。
また、過去1年分の明細書を確認できたりするので、紛失して再発行をする必要もありません。
ドットプリンターを給与明細書の印字のためにだけに利用している会社もあるかもしれません。ドットプリンターってなかなか維持費がかかります。印字のリボンの交換、故障した場合の針の交換など値段にすると結構高い費用がかかります。
しかも、調子が悪くなったり、印字がズレたり非常に使いにくいことが多いです。
コスト面で考えてみても、クラウド明細に切り替えた方がお得になるかもしれません。
まとめ
まず、給与計算を新しく始める会社では、給与明細書のために、ドットプリンターの必要はありません。現金支給等で、明細袋が必要な場合は仕方がないかもしれませんが、封筒でも代用できると思います。
では、給与明細書はどうしたらいいのかですが、一つの方法は、レーザープリンターでも給与明細書の印字することです。レーザープリンターの方が印字スピードも速いですし、印字のズレもありません。
ただ、支社が多い会社や人数が多い会社では、給与明細書の受け渡しや準備に非常に時間がかかりますので、クラウド明細書のほうがおススメです。
状況によって、使い分けてみてはいかがでしょうか?